Én gruppe, mange personligheder
Guldsmeden Hotels driver boutiquehoteller i Danmark, Norge, Tyskland og på Bali med et stærkt fokus på bæredygtighed. Hvert hotel har sit eget udtryk, sit eget team og sine egne gæster, og spørgsmålene bliver ved med at komme: værelser og familier, parkering, spa og pool, sen udtjekning og forespørgsler på møder, konferencer og firmaaftaler.
Guldsmeden Hotels ville svare alle gæster hurtigt, i hvert hotels egen tone og på gæstens eget sprog, uden at lægge mere arbejde på receptionen. Og hver værdifuld forespørgsel skulle nå det rigtige team med detaljerne på plads.
- frigivet om dagen i ét hotels reception, kun fire uger inde i piloten
- 30–40 min
- på Opally inden for tre måneder efter den første chat
- 8 hoteller
- fra go-live til de første gæsteleads
- < 1 uge
Det startede i det små
Guldsmeden Hotels startede med én kanal på ét hotel og voksede derfra.
April 2026
En chatpilot på ét hotel
Opally gik live på Bryggen Guldsmedens website i København, svarede gæster døgnet rundt og linkede direkte ind i bookingmotoren.
Maj 2026
Mailudkast i receptionen
Opally begyndte at skrive svarudkast i hotellets receptionsindbakke, og teamet gennemgår og sender selv hvert svar. Fire uger inde fik receptionen allerede tid tilbage.
Juni 2026
Rullet ud på otte hoteller
Chatten gik live på syv hoteller mere i Danmark, Norge og Tyskland og på gruppens website, og mailudkast fulgte på flere af hotellerne.
Juli 2026 – nu
Formularer, og det fortsætter
Opally Formularer overtog møde-, event- og firmaforespørgslerne på websitet, og opsætningen er vokset lige siden.
“Der er meget positiv feedback på Opally. Mine kollegaer oplever, at de har fået frigivet mere tid i receptionen, helt op til 30–40 min i løbet af en arbejdsdag.”
E-mail, chat og formularer på den samme viden
Hvert hotel har sin egen viden i Opally, fra værelser og faciliteter til politikker og tone. E-mail, chat og formularer svarer alle ud fra den, så gæsten får det samme rigtige svar, uanset hvor de spørger.
Email AI
Svarudkast i reception- og bookingindbakkerne i Outlook, på gæstens sprog og i hvert hotels tone. Teamet gennemgår og sender selv hvert svar.
Chat AI
Øjeblikkelige svar på hvert hotels website, dag og nat, med live tilgængelighed, spa- og bordtider og links direkte ind i bookingmotoren.
Formularer
Strukturerede forespørgsler på møder, konferencer, events og firmaaftaler, sendt til det rigtige team på det rigtige hotel.
Møder, konferencer og firmaaftaler
Ud over værelsesbookinger huser Guldsmeden Hotels møder, konferencer og fester og tilbyder aftaler til virksomheder. De forespørgsler er mere værd, og teamet skal have de rigtige detaljer, før det kan svare.
Med Opally Formularer beskriver mødeplanlæggeren på websitet, hvad de har brug for, og forespørgslen går til det rigtige hotel eller til corporate sales med de vigtigste detaljer samlet på forhånd. Kommer en mødeforespørgsel i stedet på mail, kan den blive til den samme strukturerede forespørgsel.
Møder og konferencer
Én fælles formular på tværs af gruppen samler datoer, antal deltagere og lokalebehov, før eventteamet svarer.
Firmaaftaler
Virksomheder kan bede om en firmaaftale direkte på websitet, og forespørgslen går til corporate sales.
Events og fester
Bryllupper, middage og fester har deres egen formular, så teamet kender anledningen fra første besked.
Bygget sammen, uge for uge
Opsætningen er vokset gennem et tæt samarbejde. Emil og Opally-teamet mødes hver uge, og feedback fra receptionerne går direkte ind i den næste forbedring, for ét hotel eller for dem alle på én gang.
“Bag al den smukke kulisse på et hotel skal der være en robust tech stack. Med Opally så vi hurtigt, hvor meget tid vi sparede, fra gæstemails i receptionen til opfølgning på hvert eneste corporate lead. Og lige så værdifuldt har vi nu data om, hvad vores gæster spørger om, hvorfor de spørger, og hvornår.”
Resultater
- Op til 30–40 minutter om dagen frigivet i ét hotels reception, målt efter fire uger og før udrulningen til otte hoteller
- Chat live på otte hoteller og på gruppens website inden for tre måneder
- Mailudkast på fire af hotellerne, altid gennemgået og sendt af teamet
- Møde-, konference- og firmaforespørgsler kommer ind struktureret og går direkte til det rigtige team
- Chatsamtaler oversat til receptionen, så alle kolleger kan følge op
- Ét overblik over alle hotellerne til det centrale digitale team
