Et klassisk hotel i toppen af Danmark
Foldens Hotel ligger i hjertet af Skagen, Danmarks nordligste by, hvor to have mødes. Hotellet har budt gæster velkommen i generationer og tilbyder en ægte dansk kystoplevelse med den charme og karakter, som Skagen er kendt for. Fra kunstnere og familier til par, der søger en kystferie, tiltrækker hotellet en mangfoldig blanding af gæster, der drages af det unikke lys og landskab i Nordjylland.
Med en konstant strøm af bookingforespørgsler via email og hjemmesiden—især i den travle sommersæson—havde teamet brug for en måde at håndtere mængden uden at gå på kompromis med den personlige, opmærksomme service, som gæster forventer af et hotel i Skagen. Svartider betød noget, og det samme gjorde præcision: gæster vil vide præcis, hvad der er ledigt og til hvilken pris, før de beslutter sig.
Hurtigere og smartere emailsvar
Foldens Hotel tog Opallys Email-assistent i brug for at håndtere den daglige strøm af gæsteforespørgsler. Spørgsmål om ledige værelser, sæsonpriser, familiepakker og lokale anbefalinger får nu svarudkast på få sekunder. Teamet gennemser og sender, hvilket sparer betydelig tid på hver forespørgsel, mens den varme, imødekommende tone bevares.
Det der gør opsætningen særligt effektiv, er den direkte forbindelse til Spectra, hotellets property management system. Når en gæst sender en email om tilgængelighed for en uge i juli eller priser for et superior-værelse med havudsigt, tjekker Opally live data fra Spectra og inkluderer korrekt tilgængelighed og priser i svarudkastet. Ingen manuelle opslag, ingen gætteri—bare præcis information, der fører samtalen mod en booking.
En chatbot der fanger leads døgnet rundt
Opally-chatbotten på Foldens Hotels hjemmeside fungerer som et 24/7 første kontaktpunkt. Besøgende, der udforsker hotellet, kan øjeblikkeligt få svar om værelsestyper, faciliteter, check-in-tider og hvad der er i nærheden i Skagen. Chatbotten taler i hotellets stemme—venlig, hjælpsom og funderet i lokalt kendskab.
Men den reelle værdi rækker ud over at besvare spørgsmål. Chatbotten er en lead-genereringsmaskine. Når besøgende viser bookingintention—spørger om specifikke datoer, ledige værelser eller gruppeophold—fanger chatbotten deres oplysninger og opretter et kvalificeret lead til teamet. I stedet for at besøgende forlader hjemmesiden uden at handle, bliver de engageret i samtale og guidet mod en booking. Resultatet er flere forespørgsler fanget, især uden for receptionens åbningstider.
Spectra-integration for præcision i realtid
I kernen af Foldens Hotels Opally-opsætning ligger integrationen med Spectra. Både Email-assistenten og chatbotten forbinder direkte til PMS'et og henter live tilgængelighed, værelsestyper og aktuelle priser. Når en gæst spørger, om der er et dobbeltværelse ledigt næste weekend, får de det rigtige svar—ikke en tilnærmelse.
Denne præcision er særligt vigtig i højsæsonen, hvor tilgængeligheden ændrer sig hurtigt. Et værelse, der var ledigt i morges, kan være booket om eftermiddagen. Med Spectra-integrationen afspejler hvert svar den aktuelle status i hotellets beholdning, uanset om det leveres via email eller chatbot. Gæster stoler på den information, de modtager, og bookingrejsen starter med tillid frem for usikkerhed.
Mere tid til gæster, flere leads fra nettet
Kombinationen af Email-assistent og chatbot har forandret Foldens Hotels daglige arbejdsgang. Receptionsteamet bruger langt mindre tid på at skrive emailsvar og slå tilgængelighed op i PMS'et. I stedet gennemser de AI-udkastede svar, der allerede indeholder den rigtige information, og sender dem med et klik. Den sparede tid løber hurtigt op, især om sommeren, når forespørgslerne topper.
Imens arbejder website-chatbotten døgnet rundt og sikrer, at ingen besøgende forlader siden uden et svar. Lead-genereringen har været en afgørende fordel—den fanger kontaktoplysninger og bookingintention fra besøgende, der ellers ville have kigget og forladt siden. For Foldens Hotel handler Opally ikke kun om effektivitet. Det handler om at konvertere mere interesse til bookinger, mens det personlige præg bevares, der gør et ophold i Skagen særligt.
Resultater
- Tilgængelighed og priser i realtid fra Spectra i hvert email- og chatsvar
- Betydelig tidsbesparelse på daglig emailkorrespondance
- 24/7 chatbot der fanger kvalificerede leads fra websitebesøgende
- Flere forespørgsler konverteret til bookinger gennem øjeblikkelige, præcise svar
- Receptionsteam frigjort til at fokusere på gæsteoplevelsen i huset