Mere end et sted at bo
Roberta's Society er ulig noget andet overnatningssted i Aarhus. Beliggende i et tidligere bibliotek fra 1930'erne er det et sted, hvor rejsende, lokale og alle derimellem mødes. Med hotelværelser, sovesale, Dream Boxes, en cantina med fællesspisning, en kælderklub med livemusik og en propfyldt kalender med events fra yoga til karaoke til keramik—der sker altid noget.
Det skaber en kommunikationsudfordring. Gæster spørger ikke bare om ledige værelser—de vil vide, hvad der sker i aften, om de kan spise med, hvordan Dream Boxes fungerer, eller om de kan booke hele stedet til en skoletur. Teamet havde brug for en måde at håndtere alle de spørgsmål uden at drukne i dem.
Øjeblikkelige svar, døgnet rundt
Roberta's Society bruger Opallys website-chatbot som første kontaktpunkt for besøgende. Chatbotten er trænet i alt, der gør Roberta's unik—de forskellige overnatningstyper, eventkalenderen, cantina-konceptet og mulighederne for gruppebooking.
Når nogen lander på websitet og undrer sig over forskellen mellem en Dream Box og en sovesalsseng, spørger om der sker noget på fredag, eller vil vide om de kan tage en gruppe på 25 med på weekendretreat—giver chatbotten øjeblikkelige, præcise svar i Roberta's stil. Varm, uformel og imødekommende over for alle.
GuestCentric-integration for reel tilgængelighed
Chatbotten forbinder direkte til GuestCentric, Roberta's bookingsystem, for at hente live tilgængelighed og priser. Når en besøgende spørger, om der er senge ledige næste weekend, eller hvad et privat 8-sengsværelse koster for tre nætter, gætter chatbotten ikke—den tjekker det faktiske inventar og svarer med aktuel information.
Denne præcision er afgørende for et sted med så varieret udbud. Mellem individuelle senge, Dream Boxes og private værelser i forskellige størrelser skifter tilgængeligheden konstant. GuestCentric-integrationen sikrer, at hvert svar afspejler, hvad der faktisk kan bookes, hvilket skaber tillid hos potentielle gæster.
Omdanner komplekse forespørgsler til kvalificerede leads
Ikke alle spørgsmål har et simpelt svar. Gruppebookinger for 20+ personer, skoleture, firmaretreats, private events på Roberta's Stage—det kræver menneskelig kontakt og skræddersyede tilbud. Chatbotten er trænet til at genkende den slags forespørgsler og håndtere dem klogt.
I stedet for at forsøge at besvare det, den ikke kan, indsamler chatbotten de relevante detaljer—gruppestørrelse, datoer, ønsker—og genererer et kvalificeret lead til teamet. Forespørgslen lander med alle detaljer på plads, så personalet kan svare med et skræddersyet tilbud i stedet for at starte forfra. Simple spørgsmål får øjeblikkelige svar; komplekse bliver til varme leads.
Altid åben, altid imødekommende
Roberta's Society drives af et lille team med mange bolde i luften. Før Opally kunne besøgende med spørgsmål risikere at vente, hvis teamet havde travlt. Nu er chatbotten altid klar—om det er midt om natten eller midt i en udsolgt koncert.
Teamet bruger mindre tid på at besvare de samme spørgsmål om sengetyper og events, og mere tid på det, de gør bedst: at skabe et sted, hvor fremmede bliver venner, og hvor der altid kan ske noget uventet. Chatbotten tager sig af det forudsigelige, så teamet kan fokusere på oplevelserne.
Resultater
- 24/7 chatbot med øjeblikkelige svar om overnatning, events og faciliteter
- Live tilgængelighed og priser fra GuestCentric i hvert svar
- Kvalificeret lead-generering til gruppebookinger og komplekse forespørgsler
- Konsekvent stemme der matcher Roberta's imødekommende, uformelle stil
- Receptionsteam frigjort fra gentagne spørgsmål til at fokusere på gæsteoplevelsen
