Et roligt boutiquehotel bygget på nærvær
Hotel Oasia i Aarhus er kendt for en rolig, personlig gæsteoplevelse. Receptionsteamet er stolte af at skabe ægte menneskelige øjeblikke i lobbyen, og derfor blev tanken om AI i gæstekommunikationen mødt med en sund skepsis i starten.
Opgaven var aldrig at gøre servicen automatiseret. Den var at fjerne gentaget skærmarbejde, holde den skriftlige kommunikation varm og præcis og give teamet mere plads til at være nærværende med gæsterne foran dem.
"Opally har med tiden fuldstændig ændret vores opfattelse. Det har været imponerende at opleve, hvordan platformen dynamisk lærer af vores input og i dag rammer Oasias varme brandstemme spot-on. Ved at lade Opally håndtere de tungere, gentagne gæsteforespørgsler og e-mails på få sekunder, sparer vi flere timer bag skærmen uden at gå på kompromis med kvaliteten i vores skriftlige kommunikation."
Fra skepsis til tryghed i hverdagen
De første kladder krævede en del forfinelse fra teamet. Over tid lærte Opally af deres input, blev tilpasset Oasias foretrukne formuleringer og begyndte at ramme hotellets varme tone langt mere præcist.
I dag hjælper Opally teamet med at håndtere de tungere, tilbagevendende gæsteforespørgsler og emailkladder på få sekunder. Medarbejderne bevarer kontrollen over den endelige besked, mens det gentagne arbejde går markant hurtigere.
En praktisk opsætning på email og webchat
Hotel Oasia bruger Opally dér, hvor gæstekommunikationen starter: i indbakken og på websitet. Opsætningen støtter teamet uden at ændre på selve hoteloplevelsen.
Emailkladder
Gentagne gæstemails bliver til kladder, der kan gennemgås med det samme og er skrevet i en kort, naturlig tone, som teamet hurtigt kan godkende eller tilpasse.
Website-samtaler
Besøgende kan stille spørgsmål direkte på websitet og få hjælpsomme svar, før samtalen eventuelt kræver personlig opfølgning.
Læring over tid
Rettelser og feedback bliver en del af opsætningen, så svarene løbende bevæger sig tættere på hotellets foretrukne stil og retningslinjer.
Mere overskud til de hoteløjeblikke der betyder mest
Når Opally tager sig af en større del af det gentagne skriftlige arbejde, sparer receptionsteamet flere timer bag skærmen uden at sænke kvaliteten af kommunikationen.
Den tid går tilbage i hoteloplevelsen: til at byde gæster velkommen, håndtere personlige situationer og skabe den rolige, opmærksomme service, Hotel Oasia er kendt for.
Resultater
- Flere timer sparet bag skærmen på tilbagevendende gæstekommunikation
- Hurtigere emailkladder, mens teamet bevarer kontrollen med kvaliteten
- En varmere og mere konsekvent skriftlig tone, der passer til Hotel Oasia
- Website-webchat hjælper gæster med svar, før der er brug for opfølgning
- Mere overskud til at være nærværende med gæsterne på hotellet